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1 | TIMELINE | BEFORE THE FESTIVAL | DATE COMPLETED | |||||||||||||||||||||||
2 | 8-12 mo. Prior | 1 | Set date and venue | |||||||||||||||||||||||
3 | 8-12 mo prior | 2 | Send announcement to area teachers and the webmaster | |||||||||||||||||||||||
4 | 6-8 mo. Prior | 3 | Secure adjudicator(s) | |||||||||||||||||||||||
5 | 4-6 mo. Prior | 4 | Announce application deadline (should be 4 weeks prior to festival date.) | |||||||||||||||||||||||
6 | 3-4 wks. Prior | 5 | Make a list of students, fill out the adjudication form | |||||||||||||||||||||||
7 | 3-4 wks. Prior | 6 | Request theory exam from Theory Chair | |||||||||||||||||||||||
8 | 3-4 wks prior | 7 | prepare judge’s contract and mail to adjudicators. | |||||||||||||||||||||||
9 | 3-4 wks prior | 8 | View the venue | |||||||||||||||||||||||
10 | 3-4 wks prior | 9 | Organize volunteer teachers- give them written instructions concerning their duties.(registration, performance room moniters, theory room moniter). | |||||||||||||||||||||||
11 | 3-4 wks prior | 10 | Tally the number of entrants and make sure there are enough medals - order new medals from State Keyboard/Festivals chair | |||||||||||||||||||||||
12 | 2-3 wks prior | 11 | Mail the schedule for each category | |||||||||||||||||||||||
13 | DAY OF FESTIVAL | |||||||||||||||||||||||||
14 | Festival Day | 1 | Set up and provide signage for registration, practice rooms, performance rooms, and theory test room. | |||||||||||||||||||||||
15 | Festival Day | 2 | Greet the adjudicator and review the expectations and judges guidelines. Collect the adjudicators contract from the adjudicator. | |||||||||||||||||||||||
16 | Festival Day | 3 | Welcome students and audience to the performances (for open performances), introdouce the adjudicator, and remind audience to refrain from talking and to silence electronic devices, including cell phones. | |||||||||||||||||||||||
17 | Festival Day | 4 | Announce each student and his/her level, collect their music and hand to the adjuciator | |||||||||||||||||||||||
18 | Festival Day | 5 | Periodically, collect theory tests and scores from the theory room moniter. | |||||||||||||||||||||||
19 | Festival Day | 6 | Periodically collect the adjuciation sheets and music from the adjuciator | |||||||||||||||||||||||
20 | Festival Day | 7 | Record the scores and ratings on the Keyboard Festival Report forms | |||||||||||||||||||||||
21 | Festival Day | 8 | Complete the certificate with theory seal (if earned) and medal (if awarded) and give to the teachers of students. | |||||||||||||||||||||||
22 | Festival Day | 9 | Thank the adjudicator(s) and volunteers for their help. Be sure to have collected the adjudicator's contract and any receipts of festival expenses. | |||||||||||||||||||||||
23 | AFTER THE FESTIVAL | |||||||||||||||||||||||||
24 | 1 week after | 1 | Send written (email is ok) to the adjudicator(s) and any volunteers for their help. | |||||||||||||||||||||||
25 | 1 week after | 2 | Send a written thank you to the one in charge of the venue used for the event. | |||||||||||||||||||||||
26 | 1-2 wks after | 3 | Send a report to State Keyboard/Festival Chair | |||||||||||||||||||||||
27 | 1-2 wks after | 4 | Keep RECEIPTS for expenses: postage, copying, office supplies, judge's lunch, etc, and send to State Treasurer | |||||||||||||||||||||||
28 | 1-2 wks after | 5 | Send judge's contract, etc. to State Treasurer. | |||||||||||||||||||||||
29 | 1-2 wks after | 6 | Send theory scores to State Theory Chair | |||||||||||||||||||||||
30 | 1-2 months after | 7 | Follow up with adjudicator(s) to assure they have received their honorarium and expense check. | |||||||||||||||||||||||
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